home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / envmkr34.zip / EM.DOC next >
Text File  |  1992-09-10  |  60KB  |  1,386 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                                 Welcome to
  20.  
  21.  
  22.                         E N V E L O P E   M A K E R
  23.  
  24.  
  25.                                 Version 3.4
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                        Copyright (c) 89, 90, 91, 92
  36.  
  37.                            By: William R. Bauder
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                            U S E R S   G U I D E
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                              TABLE OF CONTENTS
  72.  
  73.  
  74.  
  75.      Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  76.           Highlight features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  77.           What's New . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  78.      Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  79.           System requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  80.           Files on the disk  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  81.           Installation/Updating  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  82.                Installing on a floppy only system  . . . . . . . . .  3
  83.                Installing on a hard disk system  . . . . . . . . . .  4
  84.                Updating on a floppy only system  . . . . . . . . . .  4
  85.                Updating on a hard disk system  . . . . . . . . . . .  4
  86.           Quick Start Tutor  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  87.                Running/Using Envelope Maker  . . . . . . . . . . . .  4
  88.                Running/Using Grab  . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  89.      Detailed Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  90.           Main Menu Selections . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  91.                Delivery  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  92.                Return  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  93.                Label . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  94.                Add . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  95.                     Use of the Attribute Symbol (^)  . . . . . . . . 10
  96.                     Use of the Tilde Character (~) . . . . . . . . . 11
  97.                     Use of the Flip-bar (|)  . . . . . . . . . . . . 12
  98.                Edit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  99.                Grab  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  100.                Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  101.                Setup menu selections . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  102.                     Printer Select . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  103.                     Envelope Size  . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  104.                     Delivery @ XLPI  . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  105.                     Step . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  106.                     Record Dump  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  107.                     Pack Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  108.                     Font Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  109.                     Undelete Records . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  110.                     Colors Adjust  . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  111.                     Quit Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  112.                Quit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  113.      Trouble-shooting  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  114.      Envelope Maker Utility  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  115.  
  116. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  117.  
  118.  
  119.                                ABBREVIATIONS
  120.  
  121.      ASCII     American Standard Code for Information Interchange
  122.      CPI       Characters Per Inch
  123.      DOS       Disk Operating System
  124.      LPI       Lines Per Inch
  125.      TSR       Terminate and Stay Resident
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.                                   Page ii
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.      Welcome  to Envelope Maker and the world of easy envelope printing.
  139. Envelope  Maker  is a full feature envelope  printing  application  that
  140. makes the job of printing envelopes a breeze.
  141.  
  142.      This manual describes the use and operation of Envelope Maker.   It
  143. includes  installation instructions,  a  getting started  section,   and
  144. detailed descriptions of all Envelope Maker's functions and commands.
  145.  
  146.      More than anything else,  Envelope Maker was designed to be easy to
  147. use.   Operation is simplified with its intuitive pull-down and bar menu
  148. design and many automatic smart features. Envelope Maker's Setup menu is
  149. a smart menu.  This unique menu design will automatically adjust  itself
  150. to environmental conditions.
  151.  
  152. The highlight features of Envelope Maker are:
  153.      - All pull-down menu driven functions.
  154.      - Automatic address record sorting.
  155.      - Flip name bar - to sort on peoples last name.
  156.      - Address record search argument.
  157.      - Attention line flip when label printing.
  158.      - Automatic selected record adjustment after Add or Edit.
  159.      - Bulk envelope or label printing.
  160.      - Bulk print from any one of four tag lists.
  161.      - Label maker with printer attributes.
  162.      - Grab TSR utility to import address data from any text file.
  163.      - 4 or 6 LPI Delivery Address line spacing.
  164.      - Automatic detection of adapter type (color or monochrome).
  165.      - Sixteen foreground and background screen colors.
  166.      - Built in full function editor.
  167.      - All LQ mode printing with most printers.
  168.      - Font selection.
  169.      - Automatic "smart" positioning of delivery address and attention
  170.        name lines on all fixed and custom size envelopes.
  171.      - Ability to:
  172.           - Dump address records to printer or file.
  173.           - Print envelops of any size and shape.
  174.           - Print up to four attributes on address title lines.
  175.           - Mix print attributes in any combination.
  176.           - Print an offset attention name line.
  177.           - Print single or continuous feed envelopes.
  178.           - Print Title-lines in color with a color printer.
  179.  
  180.      Much  effort was made to keep the program size as compact as  poss-
  181. ible. Envelope Maker is not a "RAM-CRAM" program.
  182.  
  183.      Envelope Maker is also available in a  European version.  This ver-
  184. sion supports the European standard size (DL, C4,  C5,  & C6) envelopes,
  185. and A4 size paper.
  186.  
  187.  
  188. What's New -------------------------------------------------------------
  189.  
  190. -    Envelope Maker  version 3.4  is an extensive upgrade  from  version
  191. 3.3.  The design and purpose of the new features are to make the program
  192. operate  faster  and be easier to use.  Here's some  highlights  of  new
  193. features.
  194.  
  195.  
  196.  
  197.                                                                   Page 1
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202. -    The record access routines  and support file structures  have  been
  203. completely redesigned. The speed and efficiency of all record management
  204. functions can challenge even the B+  tree design.  No longer will  speed
  205. diminish when large numbers of records are maintained. The difference in
  206. speed  between  managing  32,  or 32,000  address records  will  not  be
  207. discernable.
  208.  
  209. -    The required number of support files have been decreased  from four
  210. to  two.   The ENV.PRO and TITLE.DAT files have been  eliminated.   This
  211. change makes more efficient use of disk storage space.
  212.  
  213. -    The need to enter and worry about attribute numbers, and Title Line
  214. Edit under the Setup menu has been eliminated. You now can enter printer
  215. attribute codes directly in the Add/Edit window.
  216.  
  217. -    LaserJet II and  III printer support.  Print any  envelope size  in
  218. your laser printer up to 8 1/2 X 11 inches.  If you have a LaserJet III,
  219. the point size on Title-lines can be set from 6 to 24 points.
  220.  
  221. -    Custom  envelope sizes are  more easily entered  and  have  "smart"
  222. delivery address positioning. You no longer have to figure out and enter
  223. lines  and spaces.  Only the size of the envelope need be entered,  then
  224. Envelope  Maker  will  correctly place the  addresses  on  the  envelope
  225. automatically.
  226.  
  227. -    New bar style menus in the Grab and Add/Edit prompt windows.
  228.  
  229. -    Record Dump can  now  give you a record  listing dump of the tagged
  230. addresses from the active tag-list.
  231.  
  232. -    The  Pack and  Undelete utilities that were only  available in  the
  233. Envelope  Maker Utility are now under the Setup menu.  Undelete operates
  234. so fast, you'll think nothing happened.
  235.  
  236. -    Envelope Maker boots-up and runs more friendlier.  If your computer
  237. has a PATH statement into the directory location of Envelope Maker,  you
  238. can  run the program from any directory on your hard disk.  The  program
  239. also checks the presence of the support files before it will run.
  240.  
  241.  
  242. System Requirements ----------------------------------------------------
  243.  
  244.  
  245. -    Envelope Maker will run on the IBM PS/2,  PC, PC/XT, PC/AT,  and on
  246. all IBM compatible computers. Minimum system requirements are:
  247.  
  248.      -    128 KB of memory (more memory is required as more address
  249.           records are added).
  250.      -    PC-DOS or MS-DOS 2.0 or greater.
  251.      -    One diskette drive.
  252.      -    A color or monochrome monitor with 80 column display.
  253.      -    An Epson or IBM compatible dot matrix,  Diablo standard daisy-
  254.           wheel, or HP compatible LaserJet II or III printer. 
  255.  
  256.      The number of records the program can maintain is limited to 32,750
  257. or by available disk space.
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.                                                                   Page 2
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268. Files on the disk are:
  269.  
  270.      EM.DOC . . . . . This document
  271.      EM.EXE . . . . . The main Envelope Maker program
  272.      EMU.EXE  . . . . Envelope Maker Utility (Registered users only)
  273.      ENVMAKER.DAT . . Stores program defaults and address records
  274.      ENVMAKER.IDX . . Stores keys and index 
  275.      GRAB.COM . . . . The grab utility TSR program
  276.      GRAB.DAT . . . . Temporary grab data file made by GRAB.COM
  277.      README.1ST . . . Shareware notice, order form, ETC.
  278.  
  279.   Note:  The GRAB.DAT, README.1ST, and EM.DOC files are not required for
  280.   program operation. You may exclude these files from your installation.
  281.  
  282. -    Registered users  receive one of two versions  of the  program file
  283. (EM.EXE).   The different versions will have a suffix,  marked after the
  284. release  designation.   Following  is  a  list  of  all  current  suffix
  285. designations and their meaning.
  286.  
  287.     /D   Shareware version, for 8088 CPUs and up.
  288.     /U   Registered user version, for 8088 CPUs and up.
  289.     /F   Registered user version, for 80286 through 80486 CPUs.
  290.     /UE  European registered user version, for 8088 CPUs and up.
  291.     /FE  European registered user version, for 80286 through 80486 CPUs.
  292.  
  293. Note:  NEVER attempt to run the /F or /FE type on a computer that has an
  294. 8088 through 80186 CPU!  It will ONLY run correctly if your computer has
  295. an 80286 or higher CPU.
  296.  
  297.  
  298. Installation/Updating --------------------------------------------------
  299.  
  300.  
  301. -    If you are updating from a previous version of Envelope Maker, skip
  302. to the Updating Envelope Maker section.
  303.  
  304. -    You may install  Envelope Maker in any directory on your hard disk,
  305. or on a floppy disk drive.  Envelope Maker makes many disk reads in  its
  306. operation.  Faster performance will be obtained when installed on a hard
  307. disk.  The only requirement is that the files EM.EXE, ENVMAKER.DAT,  and
  308. ENVMAKER.IDX be on the same drive and directory. 
  309.  
  310.  
  311. Installing on a floppy only system -------------------------------------
  312.  
  313.      With your DOS system disk in drive A and a blank diskette in  drive
  314.      B, type: Format B: <Enter>
  315.  
  316.      After formatting,  put this disk in drive A. Put the Envelope Maker
  317.      distribution disk in drive B, and type:
  318.  
  319.      Copy B:*.* A: <Enter>
  320.  
  321.      GRAB.COM  MUST be on the SAME DRIVE or can access the  drive  where
  322.      EM.EXE is located (drives A: or B:).
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.                                                                   Page 3
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334. Installing on a hard disk system ---------------------------------------
  335.  
  336.      At the C> prompt and with Envelope Maker distribution disk in drive
  337.      A, type:
  338.      Copy A:*.* C:\<directory of your choice> <Enter>
  339.      CD \<same directory as above> <Enter>
  340.  
  341.      GRAB.COM  MUST  be located on the SAME DRIVE (C:,  D:,   etc.)   as
  342. EM.EXE. However, there's no requirement that it be in the same directory
  343. as EM.EXE.
  344.  
  345. You're now ready to run Envelope Maker.
  346.  
  347.  
  348. Updating Envelope Maker ------------------------------------------------
  349.  
  350. Updating a floppy only system ------------------------------------------
  351.  
  352.      With  your old Envelope Maker working disk in drive A,  and the new
  353. Envelope Maker distribution disk in drive B, type:
  354.  
  355.      Copy B:\*.EXE A: <Enter>
  356.      Copy B:\GRAB.COM A: <Enter>
  357.      A: <Enter>
  358.      EMU <Enter>
  359.  
  360. Updating a hard disk system --------------------------------------------
  361.  
  362.      At the C> prompt and with Envelope Maker distribution disk  in
  363.      drive A, type:
  364.  
  365.      CD \directory of old ENV.EXE location <Enter>
  366.      Copy A:\*.EXE C: <Enter>
  367.      Copy A:\GRAB.COM C:\directory of old GRAB.COM location <Enter>
  368.      EMU <Enter>
  369.  
  370. Floppy and hard disk systems:
  371.  
  372. -    Select then run  Convert from the  EMU menu.  Your  old  data files 
  373. (ENV.DAT and  TITLE.DAT) will be converted to  ENVMAKER.DAT and an index
  374. file (ENVMAKER.IDX) will be made.
  375.  
  376. See page 19 for full details on the use of the Envelope Maker Utility.
  377.  
  378.  
  379. You're now ready to run Envelope Maker.
  380.  
  381.  
  382. Quick Start Tutor ------------------------------------------------------
  383.  
  384. Running/Using Envelope Maker
  385.  
  386. If you have a floppy disk system:
  387.  
  388.      Log on to the drive location of EM.EXE.
  389.  
  390. If you have a hard disk system:
  391.  
  392.      Change to the directory location of EM.EXE.
  393.  
  394.  
  395.                                                                   Page 4
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400. To run Envelope Maker type:  EM <ENTER>
  401.  
  402. -    When  Envelope Maker first boots-up  you're presented with the main
  403. screen.  The main menu you see at the top of the screen selects all main
  404. functions.  There are two ways to select main functions.  Press the left
  405. or  right  arrow  key  to move the reverse video selection  bar  to  the
  406. desired function,  then press the ENTER key.  Or,  the easiest way is by
  407. pressing the high-lighted hot-key (first letter). This runs the function
  408. immediately with a single key-stroke.
  409.  
  410. -    If this is the first time  you've run Envelope Maker,  you need  to
  411. setup  the  program for your system.  The Setup menu  sets  all  program
  412. defaults.  Press the S key.  The Setup menu will open with the highlight
  413. bar on the Printer Select option. Press the P or ENTER key. Press the Up
  414. or  Down  arrow key to select the printer that most closely  matches  or
  415. your printer  emulates.  After you've chosen a printer,  press the ENTER
  416. key.  Now you should select the envelope size you'll be using. Press the
  417. E key to open the Envelope Size menu.  As before,  use the arrow keys to
  418. select the desired envelope size, then press ENTER.
  419.  
  420. -    There are three selections  on the Setup menu  that you may or  may
  421. not see. The first is the Font Selection choice. When a selected printer
  422. has  selective fonts,  you'll see the Font Selection choice.  If you see
  423. the Font Selection choice press the F key,  then select the desired font
  424. using  the  arrow keys,  then press ENTER.  The next menu selection  you
  425. probably won't see at this time is the Undelete Records selection.  This
  426. choice is only displayed after you've deleted one or more records.
  427.  
  428. -    The  last Setup menu selection  you may see  is the  Change  Colors
  429. option.   The program automatically detects if you have a Monochrome  or
  430. Color  display adapter and acts accordingly.  If you have  a  Monochrome
  431. adapter,  or an EGA/VGA adapter in monochrome mode, then normal and high
  432. intensity  video  is the defaults and no Change Colors  option  will  be
  433. seen.  If you have a color adapter in color mode, then the screen may be
  434. adjusted  for  three colors.  Press the C key to open the Change  Colors
  435. window. Now press the N, H, or R key to adjust the Normal, Highlight, or
  436. Reverse video color.  With the up or down arrow key, adjust the color to
  437. your choice.  When the color is where you want it,  press ENTER.  Repeat
  438. this procedure for the remaining two colors.  When all three colors  are
  439. where you want them, press the ENTER key again.
  440.  
  441. -    This  is enough setup for now  to get you  started.   The  Detailed
  442. Descriptions  section  explain  the remaining options.  Press the  Q  or
  443. ESCape key to exit the Setup menu. Any changes you made take full effect
  444. when you Quit the Setup menu.
  445.  
  446. -    It's now time to enter your first address into the database.  Press
  447. the A key to start the Add function. The Add function is one of two ways
  448. to enter address data into the database.  To start you out on the "right
  449. foot", enter your name in this manner:
  450.  
  451.      Lastname |Firstname MI  <ENTER>
  452.  
  453. Note  the use of the Flip-bar character (|).  You should always  type  a
  454. space before the Flip-bar to keep the names separated. Continue entering
  455. your address into the remaining lines.  When you're done,  press the F10
  456. function key.  You'll now see a prompt asking if the data you entered is
  457. correct, along with the Lotus style menu. Press the N key if the data is
  458. not correct, or the Y key if it is correct.
  459.  
  460.  
  461.                                                                   Page 5
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466. -    From the Main menu,  press the R key,  to select your address  as a
  467. Return  address.  Find your address by pressing the Page Up or Page Down
  468. key.  You will find your address inserted into the listing in alphabetic
  469. order by lastname. This is the reason for using the Flip-bar.  Enter the
  470. number you see by your address,  then press the  ENTER  key.  You'll see
  471. your address placed in the Return Address position  on the  main screen.
  472. Note that your name is now in the correct Firstname MI Lastname order.
  473.  
  474. -    Now select a Delivery address.  Press the D key from the main manu.
  475. Select  any address you desire from the sample addresses that come  with
  476. the program, the same way you selected a Return address.  After entering
  477. the  number  and  press ENTER,  you'll see the  address  placed  in  the
  478. Delivery Address location on the main screen.
  479.  
  480. -    You're now ready to print-out the selections you've made.   Because
  481. this is the first time you'll be printing and it's only a sample,  there
  482. is no reason to waste an envelope at this time.  Load a piece of single-
  483. sheet or continuous-feed paper into your printer. Make sure your printer
  484. is ON-LINE and ready to print. Now press the P key from the main menu to
  485. start the Print function. The first thing the Print function does, is to
  486. check if your printer is ready to print.  When the  program  finds  your
  487. printer  ready,  you'll see a prompt to  Press Any Key  to proceed.  Now
  488. press any key. The address data will be printed to the paper.
  489.  
  490. -    This first sample print-out is a good way for you to get a  feel of
  491. how Envelope Maker prints,  and to see if your setup is correct.  Hold a
  492. blank  envelope of the size you selected in back of the print-out.   Are
  493. the  addresses  positioned  correctly?   Note the line  spacing  of  the
  494. delivery  address.  Line spacing should be 4 LPI if the Delivery @  XLPI
  495. selection  toggle  on  the  Setup menu is 4  LPI.   Are  any  extraneous
  496. characters  printed  on  the  paper?  If there are,  you  should  try  a
  497. different printer selection, then print another sample.
  498.  
  499. -    The sample addresses in the database are  for information only  and
  500. something  to get you started.  You may delete these from  the  database
  501. when you wish.  Here's the way to delete an address.  From the main menu
  502. press  the  E key to start the Edit function.  Enter the number  of  the
  503. address you want to delete,  then press the ENTER key.  The address  you
  504. selected is now in the Edit window. Press the F10 function key. From the
  505. menu  below the Edit window,  press the D key.  At the "Confirm"  prompt
  506. press the Y key. The record will be deleted from the database.  CAUTION!
  507. You  should  NEVER delete all of the address records from the  database.
  508. The program MUST have a minimum of one record in the database.
  509.  
  510. -    All  main  functions  allow you to  back-out  of  the  function  by
  511. pressing the ESCape key.  The Delivery, Return, Label and Edit functions
  512. deselect the address,  then returns to the main screen when pressing the
  513. ESCape key.  When you press the ESCape key at (Y/N)  prompts,  it's  the
  514. same as pressing the N key.
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.                                                                   Page 6
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532. Running/Using Grab -----------------------------------------------------
  533.  
  534.  
  535. -    GRAB.COM is a memory-resident (TSR) utility program that will allow
  536. you to save address data from within another application (word processor
  537. or data base). The next time you run Envelope Maker, you can upload this
  538. data into the program.
  539.  
  540. -    Grab may be loaded from your AUTOEXEC.BAT,  other BAT file,  or DOS
  541. prompt  before running the application in which it will be used.   Since
  542. Grab can be easily uninstalled, a good strategy would be to install Grab
  543. before running your application,  then uninstall Grab after exiting your
  544. application. This way, it only uses RAM when needed. Grab only uses 1536
  545. bytes of RAM while resident. If you load another TSR program after Grab,
  546. it will NOT uninstall.
  547.  
  548.      To install Grab in memory type:     GRAB <ENTER>
  549.      To uninstall Grab from memory type: GRAB U <ENTER>
  550.  
  551. -    Before  Grab installs  itself in memory,  it first does a disk-wide
  552. search  for the file EM.EXE.  After finding EM.EXE,  Grab remembers  the
  553. path to the file.  This path will be where Grab writes the saved data to
  554. the GRAB.DAT file. Grab will only install when finding EM.EXE. So, it is
  555. imperative  that  GRAB.COM is on the same drive as  the  Envelope  Maker
  556. program.  It doesn't matter what drive/ directory the EM.EXE,  GRAB.COM,
  557. or  your  application  is.  It always writes the GRAB.DAT  file  to  the
  558. directory location of EM.EXE.
  559.  
  560. -    The Default "Hot Key" is Alt-G.
  561.  
  562. -    Grab will copy up to a  32  column,  5  row portion of a  text mode
  563. screen to the file,  GRAB.DAT.  These dimensions are the same as address
  564. data fields.
  565.  
  566. -    While running an application and you wish to save an address, press
  567. ALT-G to initiate Grab. When Grab first pops up, the Grab cursor will be
  568. seen in the top-left corner of the screen.  Grab creates its own cursor,
  569. moved around by the four arrow keys. To mark an address,  first move the
  570. Grab cursor to the upper-left hand corner of the address, then press the
  571. ENTER  key  to anchor the corner.  The arrow keys now open  the  reverse
  572. videoed  window.  Pressing the ENTER key again will pop up a  mini  help
  573. menu showing the two command options. After marking the desired block of
  574. text,  pressing the S key saves the address to the GRAB.DAT file.   Grab
  575. then terminates, releasing you to your application.  Pressing the ESCape
  576. key will abort the Grab operation.
  577.  
  578. -    When address data writes to the GRAB.DAT file,  it appends the data
  579. to the end of file. You may mark and save around 200 address records.
  580.  
  581.  
  582. Detailed Descriptions --------------------------------------------------
  583.  
  584.  
  585. Main Menu Selections ---------------------------------------------------
  586.  
  587.  
  588. -    To take advantage of Envelope Maker's many advanced features,  read
  589. the following detailed descriptions.
  590.  
  591.  
  592.  
  593.                                                                   Page 7
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598. Delivery ---------------------------------------------------------------
  599.  
  600.  
  601. -    The Delivery menu selection  allows you to select the data you wish
  602. to print as a delivery address.  You also may search for records, tag or
  603. untag address records, and select or name any one of four tag lists.
  604.  
  605. -    Each address selection screen of the Main menu,  Delivery,  Return,
  606. Label,  and  Edit have the same pull-down bar menu.  This menu has  five
  607. commands (Get, Tag, Search, Name, and Clear).  Select commands by moving
  608. the  reverse  video highlight with the left or right arrow keys,  or  by
  609. entering the first letter of the command. Details on these commands will
  610. follow.
  611.  
  612. -    The  address selection screen  displays six records at a time  from
  613. the  database  in  ascending alphabetical order.  To the  left  of  each
  614. address,  in reverse video,  is the address record number.   Below  each
  615. record number you may see one or two symbols. If the record is tagged, a
  616. √ symbol will be displayed. If the record has printer attribute codes, a
  617. Æ symbol will be displayed. Printer attribute codes are not displayed on
  618. selection  screens.   On the bottom of the screen are the four tag  list
  619. names. The active tag list is displayed in reverse video.
  620.  
  621. The following keys control address selection functions:
  622.  
  623.      Page-Down - Scrolls the address records up six records.
  624.  
  625.      Page-Up - Scrolls the address records down six records.
  626.  
  627.      G -  Get Delivery address selection.  Enter the record number, then
  628.           press the ENTER key. You'll then see the address placed on the
  629.           main screen in the correct address location.
  630.  
  631.      T -  Tag/Untag a record.  To tag a record, enter the record number,
  632.           then press the  ENTER key.  A tagged record displays a  √ mark
  633.           below  the record number  on the screen.  To  Untag  a record,
  634.           enter the record number, then press the ENTER key.  Note the √
  635.           mark disappear.
  636.  
  637.      S -  Search for record by name. This function will find a record by
  638.           searching on an argument. Enter a single letter or a full name
  639.           you  want  to search for at the prompt,  then press the  ENTER
  640.           key. The screen with the closest record-match will pop-up. You
  641.           don't need an exact match with the search argument. The search
  642.           is case insensitive,  and only made on Title lines (first line
  643.           of data).  The search will be made on the characters you enter
  644.           at  the prompt,   for the same number of characters into  each
  645.           Title line.
  646.  
  647.      N -  Name/Rename the active tag-list.  You have thirteen characters
  648.           to  name the active tag-list to anything you wish.  Enter  the
  649.           name  you want at the prompt,  then press the ENTER key.  Note
  650.           the name change on the bottom screen line.
  651.  
  652.      C -  Clear all tag marks. - After making this selection,  press the
  653.           ENTER key. This will untag all address records from the active
  654.           tag-list.   Note that there are four tag-lists.  This  command
  655.           ONLY clears tag marks from the active tag-list.  The remaining
  656.           three tag-lists are not affected by this command.
  657.  
  658.  
  659.                                                                   Page 8
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.      F1, F2, F3, F4 - These function keys select the active tag-list. F1
  665.           selects list 1,  F2  selects list 2, ETC.  The active tag-list
  666.           name  is  in  reverse  video on bottom  of  the  screen.   The
  667.           addresses  that  print during Bulk printing,   will  be  those
  668.           addresses tagged from the active tag-list.
  669.  
  670.      ESC - Pressing this key will return you to the main screen and also
  671.           deselect any Delivery, Return, Label, or Edit address.
  672.  
  673. -    Tag marks are saved  in the  ENVMAKER.DAT file.  The  only  way  to
  674. remove a tag from a record,  is to untag the record using one of the two
  675. above procedures.
  676.  
  677.  
  678. Return -----------------------------------------------------------------
  679.  
  680.  
  681. -    The return address defaults to the address selected,  the last time
  682. you ran Envelope Maker. You may select any address from the database you
  683. wish.  If you don't want to print a return address,  enter this function
  684. then  press the ESCape key.  This will deselect the Return address.  See
  685. the Delivery section for a description of all available commands.
  686.  
  687.  
  688. Label ------------------------------------------------------------------
  689.  
  690.  
  691. -    This function allows you to select an address for printing on 3 1/2
  692. X 15/16 inch labels. Upon selecting this function the first thing you'll
  693. see is the same screens of address data seen when selecting data for  an
  694. envelope.  Only now,  you'll be choosing the data you wish to print as a
  695. label.  Enter the address record number,  then press the ENTER key.  The
  696. main screen with a window will appear, and the Selected Label in it.
  697.  
  698. -    Suppression of double-high print  attributes  during label printing
  699. is dependent on the number of lines of address data.   If an address has
  700. less than five lines of data, the double-high attribute is active.  This
  701. attribute is suppressed when the address has five lines of data. This is
  702. done because only five 1/6 inch spaced lines will fit on a 3-1/2 X 15/16
  703. inch label.
  704.  
  705. -    Label  printing to laser printers  is not supported.  If you are  a
  706. laser printer user, DO NOT attempt to print labels.
  707.  
  708.  
  709. Add --------------------------------------------------------------------
  710.  
  711.  
  712. -    This function is  for adding address data to file,  and  when using
  713. the attribute symbol (^ caret, see below), printer attributes. The first
  714. thing  you'll  see is the edit window pop open on the  screen.   On  the
  715. bottom of the editor window, there is a status line. This line shows the
  716. status of the Insert/Delete, Caps Lock, Number Lock and Shift keys.
  717.  
  718. -    Below the edit window is the prompt window. Only when the highlight
  719. edit  bar  is  on  the first line will the window  display  the  printer
  720. attribute codes applicable  to the selected printer.  Press function key
  721. F10 at any time to complete the add or edit.
  722.  
  723.  
  724.  
  725.                                                                   Page 9
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730. -    The prompt window asks you if the data entered is correct. The menu
  731. below this prompt has three commands,  (Yes,  No,  and Delete).   Select
  732. commands  by  moving the reverse video highlight with the left or  right
  733. arrow  keys,  or by entering the first letter of the command.  Note  the
  734. message below the menu change when using the arrow keys.  A  description
  735. of each command follows:
  736.  
  737. Y -  Pressing  the Y key  will  write the new or edited  record  to  the
  738.      database.   If you have come from the Grab function,  you  will  be
  739.      returned  to the Grab function  and shown the next grab record,  if
  740.      any. Otherwise you're returned to the main menu.
  741.  
  742. N -  Pressing the N key will return you to correct the address data.
  743.  
  744. D -  If you're in the Add function,  pressing the D key  will abort  Add
  745.      returning you to the main menu. If you're in the Grab function, the
  746.      same thing will occur except you'll be returned to Grab.  Only from
  747.      the Edit function will you be able to delete an address record.
  748.  
  749. -    After adding or editing a record,  it's sorted in  ascending alpha-
  750. betical order.  The sort is case insensitive, and only on the first line
  751. of address data. The last four lines of address data are  ignored during
  752. a sort.  Any selected record (Delivery, Return,  & Label) is adjusted to
  753. maintain the same selected address.
  754.  
  755. -    The maximum number of address records is limited to 32,750 records.
  756. This  number  of  records will give you an  ENVMAKER.DAT  file  size  of
  757. 5,993,350  bytes,  and an ENVMAKER.IDX file size of 655,000 bytes.  Each
  758. address  record  requires 203  bytes of disk space.  Be  sure  you  have
  759. sufficient disk storage space before adding large numbers of records.
  760.  
  761. Use of the Attribute Symbol (^) ----------------------------------------
  762.  
  763. -    Use the attribute symbol when you want customized Title Lines.  The
  764. term  "Title Line"  simply means the FIRST line of an address.  To  have
  765. good looking title lines with print attributes, it's important to under-
  766. stand the use of the attribute symbol.
  767.  
  768. -    Before  each address is printed  to a envelope or label,  the print
  769. routines checks each address for attribute codes. The print routine then
  770. processes these codes, adding printer attribute control codes.
  771.  
  772. -    Be CAREFUL  not to confuse the ^ symbol (caret)  with  the  Control
  773. key.  The ^ symbol is on the shifted 6 key. The available attributes are
  774. dependent on the selected printer,  so you may,  or may not see all  the
  775. possible attribute codes. To start an attribute hold down the shift key,
  776. type ^,  then a letter from the below chart  to start the desired attri-
  777. bute.  To end the attribute,  type the ^ plus letter key again. The pro-
  778. portional print code (^P) should only be used at the start of the Title-
  779. line.  If you start proportional print, the entire address is printed in
  780. proportional  print.  Note that  ^P has no stop code.  All codes MUST be
  781. entered in upper-case letters as shown.
  782.  
  783. -    For Dot-matrix printers, the attribute codes are as follows:
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.                                                                  Page 10
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.   ^C - Start/Stop Compressed print (15 cpi for LQ class printers) 
  797.   ^I - Start/Stop Italic print            ^B - Start/Stop Blue/Cyan
  798.   ^H - Start/Stop Double-high print       ^V - Start/Stop Violet print
  799.   ^W - Start/Stop Double-wide print       ^Y - Start/Stop Yellow print
  800.   ^P - Start Proportional print           ^O - Start/Stop Orange print
  801.   ^R - Start/Stop Red/Magenta print       ^G - Start/Stop Green print
  802.  
  803. -    For Laser printers, the attribute codes are as follows:
  804.  
  805.   ^I - Start/Stop Italic print            ^P - Start Proportional print
  806.   ^X - Start/Stop  6 point print          ^C - Start/Stop  8 point print
  807.   ^1 - Start/Stop 10 point print          ^4 - Start/Stop 14 point print 
  808.   ^6 - Start/Stop 16 point print          ^8 - Start/Stop 18 point print 
  809.   ^0 - Start/Stop 20 point print          ^2 - Start/Stop 22 point print
  810.   ^H - Start/Stop 24 point print  
  811.  
  812.      Note: Any of the above point stop codes starts 12 point print.
  813.  
  814. -   For Diablo daisy-wheel printers, the attribute codes are as follows:
  815.  
  816.   ^H - Start/Stop Bold print          ^P - Start Proportional print 
  817.  
  818. -    Failure to stop an attribute code  will automatically  put the cor-
  819. rect stop  code after the title-line.  Let's say you put a ^I start code
  820. at the start of the title-line, but omitted the ^I stop-code at the end.
  821. The ^I stop-code will be automatically inserted at the end of the title-
  822. line.
  823.  
  824. -    You may use attribute codes in any combination,  and for any length
  825. of text. Bracket a single letter, or a complete line of text with one or
  826. more attribute symbols.  To print "Acme Widgets,  Inc."  in double-high,
  827. double-wide letters, enter "^H^WAcme Widgets, Inc. ^H^W" (no quotes). If
  828. you want to print the A,  W, and I of Acme Widgets, Inc. in double-high,
  829. double-wide letters, enter "^H^WA^H^Wcme ^H^WW^H^Widgets,  ^H^WI^H^Wnc."
  830. (no quotes).  The only limitation on entering attributes and text is the
  831. physical length of the line (51  characters).  Turning attributes on and
  832. off  too often can make you run out of space quickly,  on a  not-so-long
  833. title-line.
  834.  
  835. Use of the Tilde Character (~) -----------------------------------------
  836.  
  837. -    You may print an attention name line when an address record is used
  838. as  a Delivery or Label address.  The guidelines for using this  feature
  839. are as follows:
  840.  
  841.      1. The attention name line MUST be the last or fifth line of data.
  842.      2. The line MUST begin with the ~ (tilde) character.
  843.      3. Do NOT use this record as a return address.
  844.  
  845. -    When you select address data as a  Delivery  address with an atten-
  846. tion name line,  the fifth address line will print on the envelope below
  847. and  to the left of the delivery address.  It is important to  have  the
  848. correct  envelope  size  selected.   The offsets are  dependent  on  the
  849. selected envelope size.
  850.  
  851. -    When selecting data as a Label address with an attention name line,
  852. it will print to the label like this:
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.                                                                  Page 11
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.      Acme Widgets, Inc.                           Acme Widgets, Inc.
  863.      1234 N. Main Street    <-- This Address      Attn: John R. Doe
  864.      Gotham City, ST 12345      will become -->   1234 N. Main Street
  865.                                                   Gotham City, ST 12345
  866.      ~Attn: John R. Doe
  867.  
  868. Use of the Flip-bar (|) ------------------------------------------------
  869.  
  870. -    This feature allows you to maintain your address data with names of
  871. people sorted on last name, while names of companies or other businesses
  872. sorted regularly. This feature is only effective on Title-lines.
  873.  
  874. -    Use of the Flip-bar will allow you flip the text that's in front of
  875. the bar, with the text that's after the bar. A name entered like:
  876.           Lastname |Firstname MI
  877.      Will output this data to the screen, or printer:
  878.           Firstname MI Lastname.
  879.  
  880. -    Using  the  Flip-bar along with  attribute codes  can  confuse  the
  881. correct placement of the Flip-bar. Just bear in mind that when the Flip-
  882. bar  "does-it's-thing",   that everything is flipped on the  Title-line,
  883. including attribute codes.
  884.  
  885.  
  886.  
  887. Edit -------------------------------------------------------------------
  888.  
  889.  
  890. -    Use this function  when you wish to edit an address  that's already
  891. in the data file. First you'll see the same screens of address data when
  892. you  select an address for printing.  Only now,  you'll be choosing  the
  893. data  you  wish to edit.  After making your selection,  the main  screen
  894. appears with the same window as the Add function.  The address you chose
  895. to  edit  is  in the editor window.  See the Add  function  for  a  full
  896. description of all available commands.
  897.  
  898. -    The Delete option does not remove address data from the disk.   The
  899. data record remains in the ENVMAKER.DAT file, and the key record remains
  900. in the ENVMAKER.IDX file.  The deleted record number is removed from the
  901. active area of the index and inserted into the inactive area. It remains
  902. there until the Pack or Undelete utility is used. If you've accidentally
  903. deleted  an address record,  it can be recovered by using  the  Undelete
  904. option under the Setup menu.
  905.  
  906.  
  907. Grab -------------------------------------------------------------------
  908.  
  909.  
  910. -    The Grab function imports address data marked and saved by the Grab
  911. utility TSR program. When the grab data file (GRAB.DAT) is empty, you'll
  912. see an error message, not allowing you to proceed.  If the GRAB.DAT file
  913. is larger than 32750  bytes (around 200 records), the Grab function will
  914. abort.
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.                                                                  Page 12
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928. -    When there's data in the GRAB.DAT file, you'll see the first record
  929. in the window.  Below this window is the prompt window.  The first  line
  930. will  tell  you  how  many  records are in the  GRAB.DAT  file  and  the
  931. displayed record number.  The menu below this prompt has three commands,
  932. (Yes,   No,  and Delete).  Select commands by moving the  reverse  video
  933. highlight  with the left or right arrow keys,  or by entering the  first
  934. letter of the command. Note the message below the menu change when using
  935. the arrow keys. A description of each command follows:
  936.  
  937. Y -  Puts you immediately into the editor,  allowing  you  to  edit  the
  938.      address  before adding it to the database.  After adding  a  record
  939.      you're shown the next grab record,  if any.  After you've added the
  940.      last record, you're returned to the main menu.
  941.  
  942. N -  Pressing the  N key will show you  the next grab record,   if  any.
  943.      After shown the last record, you're returned to the main menu.
  944.  
  945. D -  This function will allow you to delete the  GRAB.DAT file from  the
  946.      disk. You should delete the GRAB.DAT file only after you have added
  947.      the records you want to the database. This function is the only way
  948.      to delete the GRAB.DAT file.
  949.  
  950. ESC - This key will abort Grab,  allowing you to return later to add the
  951.      Grab data to the address database.
  952.  
  953.  
  954. Print ------------------------------------------------------------------
  955.  
  956.  
  957. -    Select  this  function when you're ready to  print an  envelope  or
  958. label.  If you've selected a label, Print assumes that you want to print
  959. a  label.   With no label selected,  Print assumes you want to print  an
  960. envelope. Selecting Print with a label selected, but wanting to print an
  961. envelope, abort Print by pressing the ESCape key. Then select Label from
  962. the  main menu and press the ESCape key.  This will de-select the label,
  963. enabling you to print the envelope.
  964.  
  965. -    Before proceeding with a Print operation,  be sure the  Step option
  966. setting  is  correct for the type of envelopes you'll be printing.   See
  967. Page 16 for the Step option details.
  968.  
  969. -    Note  to all laser printer  users.  Set your printer  Job  Size  to
  970. Letter for all envelope printing.  DO NOT set your printer to one of the
  971. printer  envelope  Job  Sizes.  Placement of  the  Return  and  Delivery
  972. addresses on any envelope up to 8 1/2  X 11  inches will only be correct
  973. when the Job Size is set to Letter.  You should also set your printer to
  974. 10  CPI pitch and/or 12 points spacing (defaults) before printing.  Make
  975. your font selection with your printer control panel from an internal  or
  976. cartridge font. The program will not disturb the font number you select.
  977.  
  978. -    Envelope Maker  will allow you to print an envelope with the return
  979. address only, the delivery address only, or both addresses. With neither
  980. address selected, nor tagged addresses in the active tag list, the Print
  981. function will abort.
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.                                                                  Page 13
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994. -    When the active Tag list has tagged addresses, you'll see a prompt,
  995. asking if you want to Bulk print the tagged addresses. If you answer yes
  996. at this prompt, all the tagged addresses will be printed to envelopes or
  997. labels,  dependent upon having a label selected or not.  You'll see that
  998. the first tagged address appear in the delivery address position of  the
  999. screen, or label window. Bulk printing only prints tagged addresses, and
  1000. ignores any normally selected delivery or label address.  When answering
  1001. no  "N"   at  this prompt,  only the single selected envelope  or  label
  1002. address  will  print.  The bulk prompt only appears when there's  tagged
  1003. addresses in the active tag-list.
  1004.  
  1005. -    With  no label selected,  you'll next see a prompt  asking  you  to
  1006. position the envelope in the printer. With a label selected,  you'll see
  1007. a prompt asking you how many labels to print. During Bulk printing,  the
  1008. number  entered  at  this prompt,  should be the number of  each  tagged
  1009. address that you want to print. You may enter a number no higher than 99
  1010. at this prompt.
  1011.  
  1012. -    If your printer's  off or  off-line,  an error message will appear.
  1013. Envelope  Maker  also  will detect an out of  paper  condition  on  most
  1014. printers. After the program detects a printer error, you can back-out to
  1015. the main menu by pressing the ESCape key.
  1016.  
  1017. -    The actions taken during printer initialization are; (1) reset, (2)
  1018. buffer clearing, (3) NLQ/LQ mode enabled, and then font selection. After
  1019. initialization, printing will start.
  1020.  
  1021. -    The  printer will not move the envelope  or label  before  printing
  1022. starts.  Therefore,  it's IMPORTANT to position the envelope or label(s)
  1023. to EXACTLY where you want printing to start. Always position an envelope
  1024. in the printer as if it were to print a return address,  though none may
  1025. be selected.  Positioning to the delivery address area is automatic, and
  1026. determined by (1) the envelope size,  (2) the number of lines of address
  1027. data, and (3) the Delivery @LPI (4 or 6) setting.  It may be a good idea
  1028. to test the print-out on regular paper before committing to an envelope.
  1029.  
  1030. -    After an envelope prints,  it either advances 5 1/2 inches from the
  1031. return address starting point,  or it will eject from the printer.  This
  1032. advance  is dependent on the Step option setting.  When delivery address
  1033. and attention name line positioning interferes with this advance, a form
  1034. feed command will eject the envelope from the printer.
  1035.  
  1036. -    During Bulk printing,  after each tagged address prints, you'll see
  1037. the next address appear in either the delivery address location or label
  1038. window.   If you have the Single Step option in effect,  you will see  a
  1039. prompt  telling you to load the next envelope.  When the  Continue  Step
  1040. option  is in effect,  all the tagged addresses will be printed  without
  1041. interruption.  After printing all tagged addresses,  the program returns
  1042. to the main menu.  The Step option doesn't affect label printing.  Label
  1043. printing is normally done on continuous feed label stock.
  1044.  
  1045.  
  1046. Setup Menu -------------------------------------------------------------
  1047.  
  1048.  
  1049. The Setup menu is a pull-down smart-men providing many useful functions.
  1050. The following describes each menu selection in detail:
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.                                                                  Page 14
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060. Printer Select ---------------------------------------------------------
  1061.  
  1062.  
  1063. -    It is important to select your printer from this menu  before doing
  1064. any printing. When you select a printer from the Printer Selection Menu,
  1065. this sets the correct control sequence strings for the print routines.
  1066.  
  1067. -    It is only necessary to make this selection  the first time running
  1068. Envelope Maker,  or if you change printer type.  With subsequent runs of
  1069. the  program,   your printer selection will remain the same as from  the
  1070. previous session.
  1071.  
  1072. -    Select the printer from this menu that most closely matches or your
  1073. printer emulates. Because the ALPS printer prints double-high characters
  1074. below the normal line, this selection will suppress this attribute.  All
  1075. but the Epson LQ and Star NX-2400  selections,  select control codes for
  1076. compressed attribute print.  When selecting compressed print with either
  1077. the Epson LQ or Star NX-2400 printers, they'll print at 15 CPI pitch.
  1078.  
  1079.  
  1080. Envelope Size ----------------------------------------------------------
  1081.  
  1082.  
  1083. -    It is important to select the  envelope size you'll be using.  This
  1084. selection  sets  the variables that position the address  and  attention
  1085. name  lines on an envelope.  Three factors determine positioning of  the
  1086. delivery address on all envelope sizes;  (1) the envelope size, (2)  the
  1087. number  of lines of address data,  and (3)  the Delivery @LPI (4  or  6)
  1088. setting.
  1089.  
  1090. -    If your envelope doesn't match any of the fixed size choices,  move
  1091. the  selection  bar to one of the two Custom Envelope Size (#1   or  #2)
  1092. selections,   then  press the ENTER key.  Upon answering  Yes,   to  the
  1093. different  size question,  you will be prompted to enter the height  and
  1094. width  of the envelope.  Press the ESCape or N key if you don't want  to
  1095. change the displayed size.
  1096.  
  1097. -    Enter  the size of the envelope you  want at the Height  and  Width
  1098. prompts.   Sizes are entered in whole numbers and fractions of an  inch.
  1099. Always enter a space between the whole number and fraction.   The  input
  1100. routines  will  not accept improper fractions and must be in   1/8  inch
  1101. increments.  The only proper fractions you can enter are, 1/8, 1/4, 3/8,
  1102. 1/2, 5/8, 3/4, and 7/8. After you've completed the size entry, press the
  1103. ENTER key.  The maximum size is 13  inches high by 15  inches wide.  The
  1104. minimum size is 3 inches high by 6 inches wide.
  1105.  
  1106. -    It is only necessary to make this selection once,  or if you change
  1107. envelope size.  Once you select an envelope size,  it remains in  effect
  1108. until  making another selection.  The next time you run Envelope  Maker,
  1109. the envelope size selection will be the same as the previous session.
  1110.  
  1111.  
  1112. Delivery @ XLPI --------------------------------------------------------
  1113.  
  1114.  
  1115. -    You may choose a line spacing of either  4 or 6 LPI when the deliv-
  1116. ery address prints.  Either press ENTER,  with the selection bar on this
  1117. selection,   or  the D key,  and you'll see LPI toggle between 4LPI  and
  1118. 6LPI.   The delivery address is automatically correctly  positioned  for
  1119. either line spacing.
  1120.  
  1121.                                                                  Page 15
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126. Step -------------------------------------------------------------------
  1127.  
  1128.  
  1129. -    This selection  controls how an envelope or paper advances in  your
  1130. printer. Use the Single option for single feed envelopes during envelope
  1131. printing,  or single sheet paper during a Record dump.  Use the Continue
  1132. option  for  continuous  feed  envelopes  while  printing  envelopes  or
  1133. continuous feed paper during a Record dump.
  1134.  
  1135. -    Either press ENTER, with the selection bar on this option, or the S
  1136. key, and you'll see Step toggle between Single and Continue.
  1137.  
  1138.  
  1139. Record Dump ------------------------------------------------------------
  1140.  
  1141.  
  1142. -   This utility will allow you to download address data to the printer,
  1143. or a text file.  When you choose to download to a text  file, this  file
  1144. can be easily viewed, edited, or printed with your favorite text editor.
  1145. This  file is a pure ASCII text file named RECORD.DOC.   If you  choose,
  1146. download to printer,  address records will be printed twenty records per
  1147. page on standard 8 1/2  X  11  inch paper.  You may press the ESC key to
  1148. return to the Setup menu main screen.
  1149.  
  1150. -    If the active Tag list has tagged addresses,  the first prompt will
  1151. ask if you want a Record Dump of the tagged addresses. If you answer yes
  1152. "Y"   at  this prompt,  only the tagged addresses will be dumped.   When
  1153. answering  no  "N"   at  this prompt,  the  entire  data  file  will  be
  1154. downloaded.
  1155.  
  1156. -    The next prompt asks if you want to dump to printer or file. A file
  1157. named RECORD.DOC will be made when you select dump to file.
  1158.  
  1159. -    If you want to dump to the printer,  be sure the Step (See the Step
  1160. option)   selection is correct for the type of paper you're using.  With
  1161. Step  set for Single,  printing will stop at every page full so that you
  1162. may change paper. If you have a Laser printer, always use the "Continue"
  1163. Step option.
  1164.  
  1165. -    When dumping to a printer,   NEVER use a proportional  or  scalable
  1166. font.   The address data printed in the right columns will  not  line-up
  1167. correctly if you do.  Be sure your printer is set to a 10 CPI (12 point)
  1168. fixed space font before dumping to a printer.
  1169.  
  1170.  
  1171. Pack Database ----------------------------------------------------------
  1172.  
  1173.  
  1174. -    The Pack utility does two things to the address data (ENVMAKER.DAT)
  1175. file.   It removes all deleted records from the file,  and then puts all
  1176. records  in ascending alphabetical order.  It creates a new file in this
  1177. process.
  1178.  
  1179. -    Pack  should  be run periodically  if you add  and/or  delete  many
  1180. address records.  Envelope Maker will run faster,  and more  efficiently
  1181. after  running Pack.  Since Pack removes deleted records from the  file,
  1182. you  MUST  be certain you won't want those records at some  later  date.
  1183. There will be no way to recover those records after running Pack.
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.                                                                  Page 16
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192. -    Because Pack creates a new file,  this is a rather slow  operation.
  1193. Pack  will write approximately 6000  records per minute on a hard  disk.
  1194. You  must  have sufficient disk space to perform this  operation.   Pack
  1195. requires  the  size  of your ENVMAKER.DAT file,  in free disk  space  to
  1196. complete successfully.
  1197.  
  1198.  
  1199. Font Selection ---------------------------------------------------------
  1200.  
  1201.  
  1202. -    This  menu selection  is only active  when a printer has  selective
  1203. fonts.   You won't see this menu choice when a selected printer  doesn't
  1204. have font control. The Setup pull-down menu will be resized dependent on
  1205. the  printer selected.  Make a font selection BEFORE printing a label or
  1206. envelope.
  1207.  
  1208. -    Because  Laser printers have so many fonts  and font  combinations,
  1209. this  menu  selection  is inactive if you've selected a  Laser  printer.
  1210. Select  the  desired font from your printer control panel.  The  program
  1211. will not alter you selection.
  1212.  
  1213. -    The font selections shown are all the possible fonts that a printer
  1214. can  produce.   The selections may be resident in your printer,  or  the
  1215. printer  may need one or more optional cartridges to produce  the  font.
  1216. Envelope  Maker  cannot detect optional font cartridges.  Be  sure  your
  1217. printer can produce a font before selection.
  1218.  
  1219. -    Make your font selection choice,  then press ENTER.   If you  don't
  1220. want the program to disturb a font selection you make with your  printer
  1221. control panel, choose the Null String option.
  1222.  
  1223.  
  1224. Undelete Records -------------------------------------------------------
  1225.  
  1226.  
  1227. -    This menu choice  is only active when there are deleted records  in
  1228. the  inactive  area of the index.  You won't see this menu  choice  when
  1229. there  are  no  deleted  records.  The Setup  pull-down  menu  is  sized
  1230. dependent on weather there are deleted records being maintained.
  1231.  
  1232. -    If you have accidentally deleted one or more records, Undelete will
  1233. recover  those records.  After running Undelete,  this menu choice  will
  1234. disappear from the Setup menu,  and all undeleted records will be in the
  1235. correct ascending alphabetical order.
  1236.  
  1237.  
  1238. Colors Adjust ----------------------------------------------------------
  1239.  
  1240.  
  1241. -    This menu selection is only active with computers that have a color
  1242. adapter and are in color mode. With monochrome adapters, or with EGA/VGA
  1243. adapters in monochrome mode,  this selection is not active,  nor seen on
  1244. the Setup menu.  The menu size is dependent on the type and active  mode
  1245. of your video adapter.
  1246.  
  1247. -    Use  by  following the screen prompts  to adjust the  three  screen
  1248. colors to your choice.  You have sixteen colors available for foreground
  1249. and background video.
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.                                                                  Page 17
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258. Quit Setup -------------------------------------------------------------
  1259.  
  1260.  
  1261. -    The last remaining selection of the Setup Menu  is to return to the
  1262. main  Envelope  Maker screen.  You may also return to the main  menu  by
  1263. pressing the ESCape key. All changes made under Setup are in full effect
  1264. after returning to the main menu.
  1265.  
  1266. -    When you quit,  all selections made under the  Setup menu are fully
  1267. functional.   These settings will remain the same when you quit Envelope
  1268. Maker  and  run  the program again.  The only way to make a  Setup  menu
  1269. change is to enter this function, then make the change.
  1270.  
  1271.  
  1272. Quit - Main Menu -------------------------------------------------------
  1273.  
  1274.  
  1275. -    Quit is the last selection on the Main Menu.   ALWAYS exit Envelope
  1276. Maker with this selection!   When you quit Envelope Maker,  all  changes
  1277. made  during  a session are saved in the ENVMAKER.IDX  and  ENVMAKER.DAT
  1278. files. Then the video adapter will be reset for normal eight color back-
  1279. ground video.  If you've made  changes under  the Setup Menu,  or added/
  1280. deleted  records,   and  do not exit with  Quit,   the  ENVMAKER.DAT  or
  1281. ENVMAKER.IDX  files may become contaminated.  The fix for  this  problem
  1282. will be covered in the following section.
  1283.  
  1284.  
  1285. Trouble-shooting -------------------------------------------------------
  1286.  
  1287.  
  1288. -    Much effort  has gone into making  Envelope Maker easy to  use  and
  1289. trouble free.  Program prompts for key-board input only accept a correct
  1290. response,  or what the program is looking for.  Keyboard input  routines
  1291. just keep looping until receiving a correct response.
  1292.  
  1293. -    As with many things, something will always happen that doesn't make
  1294. any sense. If there is ever a problem with Envelope Maker that you can't
  1295. fix,  work around, or figure out, I want to know about it!  Please write
  1296. me a letter describing the problem in detail.  Bear in mind that whether
  1297. I  can  fix  your  problem or not will depend largely on  how  well  you
  1298. describe the problem.  Before doing that however,  there's a few  things
  1299. you may try.
  1300.  
  1301. -    The Envelope Maker program and the two support files  (ENVMAKER.IDX
  1302. &   ENVMAKER.DAT)  must always be on the same drive and directory.   The
  1303. program will not run if it doesn't find these files. Both of these files
  1304. are binary access files,  but the records are accessed by random access.
  1305. The ENVMAKER.DAT file has a 100  byte header where program settings  are
  1306. maintained.   After the header comes the data record area of  the  file.
  1307. Each data record occupies 183  bytes.  You can find out how many records
  1308. the data file contains by the following formula: (FILESIZE - 100) / 183.
  1309.  
  1310. -    ENVMAKER.IDX  is the  index file.  The  structure of this  file  is
  1311. unique and has two separate storage areas.  First is the key area  where
  1312. each  data record key is maintained.  Each key record is 18  bytes long.
  1313. After  the key area comes the index in one continuous area of the  file.
  1314. When  the number of records is below 16,375,  the index will load in and
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.                                                                  Page 18
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324. out  of  memory with a single disk access.  The index contains both  the
  1325. order of active and deleted address records.  A  problem with this  file
  1326. could be encountered if you don't exit Envelope Maker normally, or loose
  1327. power in the middle of an Envelope Maker session. When you add or delete
  1328. records while running Envelope Maker, changes are only made to the index
  1329. array  in memory.  When exiting the program,  the index file is  updated
  1330. from this array. The only way to fix an index file problem is to use the
  1331. Index  utility  in  the Envelope Maker Utility.  This  utility  is  only
  1332. supplied to registered users.
  1333.  
  1334. -    Other problems  can be  compatibility in nature;  (1)  your printer
  1335. doesn't work, or (2) print the way you think it should. The printer port
  1336. that Envelope Maker outputs to is LPT1. Use of the DOS MODE command will
  1337. be  required when connected to a port other than LPT1.  If your  printer
  1338. doesn't  work  correctly with any of the available  printer  selections,
  1339. please let me know.  If you can send me enough information,  I'll gladly
  1340. add your printer to the selection menu.
  1341.  
  1342.  
  1343. Envelope Maker Utility -------------------------------------------------
  1344.  
  1345. The  Envelope  Maker Utility (EMU.EXE)  provides  functions  for  fixing
  1346. problems  in  Envelope Maker support files.  The  following  description
  1347. details  each  of  these functions.  This program must be  in  the  same
  1348. directory where Envelope Maker and support files are located for correct
  1349. operation.
  1350.  
  1351. Index ------------------------------------------------------------------
  1352.  
  1353. -    Index will rebuild a  damaged or contaminated index file (ENVMAKER.
  1354. IDX).  This operation requires that  the data file (ENVMAKER.DAT)  be in
  1355. good condition, however. The old index file is ignored and a new file is
  1356. made  in this process.  Although not  required,  the index file  can  be
  1357. deleted from the disk before running this utility.
  1358.  
  1359. -    This utility  can completely re-index a fully loaded data file with
  1360. 32,750 records. Every key field is regenerated from the data file.  This
  1361. operation  may  take several minutes to complete when re-indexing  large
  1362. data files.
  1363.  
  1364. Convert ----------------------------------------------------------------
  1365.  
  1366. -    Convert  builds a new data file  (ENVMAKER.DAT)  from the old  data
  1367. files (ENV.DAT & TITLE.DAT)  made by earlier versions of Envelope Maker,
  1368. to  be compatible with version 3.4  and above.  The old ENV.DAT file  is
  1369. renamed to ENV.OLD after the conversion.  The address records are sorted
  1370. in  ascending alphabetical order and an ENVMAKER.IDX file is made.  When
  1371. not finding the ENV.DAT file, Convert will abort.
  1372.  
  1373. Run EM -----------------------------------------------------------------
  1374.  
  1375. -    Use this selection to run Envelope Maker directly from EMU. This is
  1376. not a DOS shell nor child process operation. When you run Envelope Maker
  1377. with this selection, all system RAM is restored before Envelope Maker is
  1378. executed. It operates as if Envelope Maker was run from the DOS prompt.
  1379.  
  1380.  
  1381.      Good luck and Happy Envelopes.          William R. Bauder
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.                                                                  Page 19
  1386.